Funkce programového systému – ekonomická část:

Tvorba účtenek za úkony/služby a prodej kosmetiky; příjem a výplata hotovosti,

  • zaevidování účtenky na zaměstnance a zákazníka (doplnění nového zákazníka do katalogu), možnost individuálních slev pro zákazníka a na účtenku (procentní a peněžní sleva, časová sleva na zvolené období (např. dopoledne), slevy v souvislosti s narozeninami a svátky zákazníků, sleva na x-tou vystavovanou účtenku), zápis důležitých informací o provedených úkonech a službách (např. použité barvy) případně poznámky do diagnózy (alergie na určité přípravky, atd.), tisk účtenky a její kopie na tiskárně, odeslání datové zprávy do systému EET, výpočet normované spotřeby materiálu na jednotlivé položky účtenky za služby a současný odpis ze skladu, odpis prodané kosmetiky a doplňkového zboží ze skladu,
  • příjem a výplata hotovosti z pokladní zásuvky (převzetí dobírky, odvod peněz z pokladny, atd.),

Zobrazení katalogu zákazníků,

  • seznam zákazníků s možností rychlého vyhledávání; pro vybraného zákazníka výpis přehledu účtenek včetně informací o provedených úkonech a zakoupené kosmetice, zobrazení libovolné účtenky a odepsaného materiálu; zpracování celkového souhrnu služeb a prodeje zvoleného zákazníka; možnost zúžení seznamu obsloužených zákazníků na zvolené období a vybraného pracovníka,
  • vyhodnocení návštěvnosti zákazníků s informací, zda se po první návštěvě salonu zákazník opět vrací,
  • bilance návštěv zákazníků s výběrem setřídění dle návštěvnosti nebo dosažených tržeb, možnost označení vybraných položek včetně tisku bilanční sestavy, export poštovních a mailových adres, vyhledání a označení zákazníků dle data narození a svátků,
  • správa objednávek zákazníků zaměřená na aktivní kontakt se zákazníky,
  • evidence vydaných dárkových šeků a jejich využití zákazníky,

Vyhodnocení tržeb, příjmu a výplaty hotovosti,

  • základní vyhodnocení tržby a stavu pokladny, přijaté a vyplacené hotovosti za zvolené období,
  • rozpis evidovaných plateb platebními kartami, rozpis příjmu a výplaty hotovosti,
  • přehled tržby za služby a prodej na jednotlivé zaměstnance ve zvoleném období,
  • rozpis tržeb dle účtenek za služby i prodej, zobrazení a kontrolní tisk odeslaných položek EET,
  • přehled denních tržeb za služby i prodej  (částky bez DPH, s DPH, DPH),
  • výpočet tržby dle úkonů a služeb, možnost setřídění dle četnosti výskytu úkonu na účtenkách nebo dle tržeb; seznam zákazníků, kterým byl vybraný úkon poskytnut (případně seznam zákazníků se zaměřením na obor nebo skupinu úkonů),
  • souhrnné informace o tržbě, počtu účtenek a průměrné tržbě na účtenku rozepsané dle oborů, o počtu nově zaevidovaných zákazníků za zvolené období a celkovém počtu zákazníků,

Evidence odpracované doby, výpočet podkladů mezd, vyhodnocení produktivity práce a pracovního zaměření,

  • denní zápis odpracované doby pro zaměstnance,
  • přehled odpracované doby za měsíční období, tisk pracovních výkazů,
  • výpočet podkladů mezd na základě výkonů nebo tržeb jednotlivých pracovníků a prodeje kosmetiky se zohledněním příplatků za vedení směny a započtením režijních hodin,
  • propočet plnění měsíčního plánu tržeb za služby a prodej jednotlivých zaměstnanců,
  • vyhodnocení produktivity práce zaměstnanců (tržba, počet účtenek, průměrná tržba na účtenku, počet obsloužených zákazníků, pracovní vytíženost vypočtená na základě normočasů provedených úkonů a celkové odpracované doby, objem prodeje, odpracovaná doba - možnost setřídění dle vyhodnocovaných hledisek),
  • pracovní zaměření zaměstnanců (seznam provedených úkonů a služeb včetně četnosti a tržby pro vybraného zaměstnance - možnost setřídění dle četnosti nebo tržby),

Skladové hospodářství,

  • vedení tří oddělených skladů (centrální sklad, prodej kosmetiky a zboží, provoz salonu),
  • okamžitý stav centrálního a prodejního skladu se souhrnem dle skupin, stav skladu materiálů,
  • evidence příjmu kosmetiky do všech skladů včetně nákupních cen,
  • převod kosmetiky mezi jednotlivými sklady a vně systému,
  • inventura stavu centrálního, prodejního a provozního skladu, bilanční inventury všech skladů,
  • objednávkový systém kosmetiky a dalšího zboží za účelem doplňování zásob všech skladů (sledování minimálních stavů skladů, tvorba objednávek pro dodavatele včetně finanční předkalkulace),
  • kusová a finanční bilance příjmu kosmetiky a materiálů v zadaném období,
  • kusová a finanční bilance prodeje kosmetiky a spotřeby materiálů za zadané období,
  • vyhodnocení prodeje kosmetiky na zaměstnance (prodej konkrétního zaměstnance),
  • vyhodnocení spotřeby materiálu na zaměstnance (spotřeba konkrétního zaměstnance),
  • vyhodnocení spotřeby daného materiálu (kým byl daný materiál spotřebován),
  • seznam zaevidovaných inventur včetně zobrazení inventurních protokolů,
  • seznam a zobrazení vystavených převodek mezi sklady, souhrnné vyhodnocení převodů na pracovníka včetně peněžní kalkulace,
  • seznam a zobrazení vystavených objednávek kosmetiky a zboží do jednotlivých skladů,

Provozní funkce,

  • tvorba ceníku úkonů a služeb, ceníku kosmetických přípravků a doplňkového zboží,
  • správa ceníku úkonů a služeb (porovnání nákladů na spotřebovávaný materiál dle definovaných normospotřeb s účtovanou částkou v ceníkové položce),
  • správa ceníku kosmetických přípravků a zboží (vyhodnocení rabatu mezi aktuální skladovou cenou a cenou prodejní pro každou položku ceníku),
  • definice materiálů za účelem normovaného odpisu spotřeby kosmetiky při tvorbě účtenek za služby, zařazení jednotlivých kosmetických přípravků do materiálů,
  • definice skupin materiálů umožňující přesný odpis kosmetických přípravků při sestavování účtenky za služby (např. odstínů barev a přelivů, pleťových masek, atd.), zařazení materiálů do skupin materiálů,
  • definice normované spotřeby materiálů a skupin materiálů pro jednotlivé položky ceníku úkonů a služeb,
  • přehled úkonů a služeb se spotřebou daného materiálu či skupiny materiálů,
  • seznam zaměstnanců a externích pracovníků s podrobnou definicí uživatelského přístupu k jednotlivým funkcím programového systému, údaji pro výpočet podkladů mezd, individuálním plánem tržeb, zadáním parametrů EET pro externí pracovníky,
  • seznam dodavatelů kosmetiky a doplňkového zboží včetně rabatových tabulek,
  • seznam oborů ve službách, skupin úkonů a služeb, skupin kosmetických přípravků a zboží,
  • doplňkové seznamy (kalendář jmen),
  • sledování potvrzení a platnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů pro jednotlivé zákazníky,
  • redukce katalogu zákazníků a rušení již nepotřebných evidovaných dat za zvolené období,

Sada servisních funkcí nutných pro provoz programového systému,

  • zálohování vytvořených dat, tvorba archivních kopií datových souborů se šifrováním v měsíčním cyklu (možnost automatického ukládání do cloudových uložišť Dropbox, Google Drive, OneDrive),
  • odeslání šifrovaných datových souborů na disk jiného počítače (prostřednictvím lokální sítě nebo internetu),
  • indexace databázových souborů,
  • kontrolní funkce (tvorba a rušení účtenek, poskytování slev, pohyb a rušení hotovosti, uložení stavu skladů, nastavení doplňkové měny, změna vztahu k DPH, atd.),
  • kontrolní funkce EET (seznam účtenek odeslaných do systému EET, kontrola komunikace s webovým rozhraním finanční správy, test komunikace s finanční správou, atd.),
  • nastavení parametrů programového systému (včetně volby mezi uživatelským a funkčním způsobem heslování).


Programový systém je vybaven prostředky pro využití čárového kódu na obalech kosmetických přípravků a pro práci se štítky s čárovým kódem sloužící k identifikaci zákazníků a zaměstnanců. Většina funkcí programu umožňuje tisk sestav na tiskárně a jejich export do textového souboru, tabulky aplikace Excel a datového souboru.

 

Funkce programového systému – objednávková kniha zákazníků:

  • rozpis časového plánu pro jednotlivá pracoviště/zaměstnance se zanesením objednávek zákazníků,
  • barevné rozlišení políček knihy dle obsahu (neobsazená pole, pole s objednávkou, pole s objednávkou a poznámkou, blokovaná pole),
  • automatické dohledávání zákazníka v katalogu zákazníků při zapisování příjmení do políčka knihy (zobrazeno příjmení a jméno zákazníka, adresa, telefon, mailová adresa); možnost převzetí údajů z katalogu zákazníků do poznámky k objednávce; přímý přístup do diagnózy zákazníka; automatické dohledávání zákazníků v katalogu při pohybu knihou,
  • zápis poznámek k jednotlivým políčkům knihy, automatické zobrazování poznámek při pohybu knihou,
  • export zobrazeného dne knihy do souboru definovaného typu (textový soubor, tabulka aplikace Excel, datový soubor),
  • zálohování vytvořených dat, tvorba archivních kopií datových souborů se šifrováním v měsíčním cyklu (možnost automatického ukládání do cloudových uložišť Dropbox, Google Drive, OneDrive).

 

Požadavky programového systému na výpočetní techniku:

  • základní vybavení - osobní počítač s operačním systémem MS Windows 7 / 8 / 10 Home / 10 Prof
  • doplňkové vybavení - tiskárna účtenek, tiskárna formátu A4, čtečka čárového kódu, pokladní zásuvka